Privatlivspolitik

Pr. 1/7 – 2025

Formål med politikken

Formålet med denne privatlivspolitik er at gøre dig opmærksom på, hvordan Auto IT (”vi”, ”vores”, ”os”) behandler dine personoplysninger.

Med denne politik ønsker vi at gøre dig bevidst om, hvilke oplysninger der indsamles og behandles, og hvor længe de opbevares. Privatlivspolitikken omhandler behandling af personoplysninger hos Auto IT, når du indgår aftaler, interagerer eller på anden måde udveksler personoplysninger med os.

Beskrivelse af behandlingerne

Auto IT behandler dine oplysninger til et eller flere specifikke formål og i overensstemmelse med databeskyttelsesreglerne.

Vi behandler bl.a. dine oplysninger, hvis du:

opretter en brugerkonto hos os
henvender dig i forbindelse med support
benytter aktionærportalen
bruger vores apps
oprettes som kunde
indgår som en reference på vores hjemmeside
foretager en indberetning via vores whistleblowerordning
er samarbejdspartner eller leverandør
besøger vores hjemmeside eller sider på sociale medier
modtager markedsføring fra os
søger job hos os
er vores medarbejderes nærmeste pårørende.

Oplysningerne vil som alt overvejende udgangspunkt komme direkte fra dig, og vi behandler alene dine oplysninger, så længe det er nødvendigt af hensyn til det formål, hvortil de blev indsamlet. Oplysningerne kan dog også behandles og opbevares længere i anonymiseret form.

I nedenstående kan du få et overblik over de forskellige typer af behandlinger, som vi foretager.

Brugerkonto på Auto IT’s løsninger

I forbindelse med brug af Auto IT’s forskellige IT-løsninger, f.eks. AutoDesktop, Samtykke.net, Biltorvet.dk og vores andre webløsninger, skal du oprette en brugerkonto hos os.

Det kan være tilfældet, hvor du er en privatperson, f.eks. ved salg eller køb af et køretøj på Biltorvet.dk, eller en erhvervsdrivende, f.eks. ved brug af AutoDesktop.

Til administrering af din brugerprofil vil vi behandle dine personoplysninger i form af navn, brugernavn, virksomhedsnavn, adresse, e-mail, telefonnummer, tilknyttede betalingsoplysninger, eventuelt oplysninger om dit køretøj, eventuelt et foto af dig.

Vi kan også indsamle anonymiserede oplysninger om din brug af vores forskellige løsninger via din brugerkonto for at forbedre vores løsninger og din brugeroplevelse.

Vi bruger dine personoplysninger for at kunne indgå en aftale med dig om levering af vores forskellige løsninger og services til dig som bruger, jf. GDPR artikel 6(1)(b). Behandling af oplysninger om din brug af vores løsninger sker på baggrund af vores legitime interesse i at forbedre vores løsninger og gøre brugeroplevelsen bedre for dig, jf. GDPR artikel 6(1)(f).

Vi videregiver som udgangspunkt ikke dine personoplysninger til din brugerkonto med andre, medmindre du har givet dit samtykke hertil eller hvis vi skal gøre det for at opfylde en aftale med dig.

Vi opbevarer dine personoplysninger om din brugerkonto i hele den periode, hvor du aktivt bruger kontoen og i en periode på op til 5 år efter din brugerkonto har været registreret som inaktiv i vores systemer.

Support

Du har via vores hjemmeside mulighed for at kontakte vores support ved at ringe til os på tlf. +45 88 82 62 60 eller ved at skrive til os på support@autoit.dk, eller via vores kontaktformular.

Vi behandler i den forbindelse ligeledes dine personoplysninger. De oplysninger som vi behandler, er dit navn, virksomhedsnavn, telefonnummer og e-mail.

Der er også mulighed for at skrive i et fritekstfelt i kontaktformularen, men vi fraråder at skrive personoplysninger i dette felt, medmindre det er relevant for din supporthenvendelse.

Det retlige grundlag for denne behandling er GDPR artikel 6(1)(f).

Oplysninger, du indsender til vores support, vil ikke blive videregivet til andre.

Vi opbevarer dine personoplysninger vedrørende din supporthenvendelse i hele supportsagens varighed. Personoplysninger vedrørende sagen opbevares i 2 år efter afslutningen af din supportsag. Nogle data kan anonymiseres for at bevare statistiske data for at forbedre vores tjenester.

Aktionærportal

Som aktionær i Auto IT har du mulighed for at tilgå vores aktionærportal via dit eget login.

I den forbindelse behandler vi dine personoplysninger i form af navn, brugernavn, stilling, e-mail og aktionærtilknytning til Auto IT.

Vi behandler dine personoplysninger for at kunne opfylde en aftale med dig for at kunne give dig adgang til aktionærinformationer, jf. GDPR artikel 6(1)(b).

Vi videregiver som udgangspunkt ikke dine personoplysninger til din brugerkonto med andre, medmindre du har givet dit samtykke hertil eller hvis vi skal gøre det for at opfylde en aftale med dig.

Vi behandler dine personoplysninger, så længe du er aktionær i Auto IT, og så længe du har et aktivt login.

App aktivitet

Når du bruger en af vores apps, behandler vi personlige oplysninger om dig.

Det gør vi for at kunne levere den service, som appen tilbyder, og vi baserer denne behandling på, at vi opfylder en aftale med dig, jf. GDPR artikel 6(1)(b).

Personoplysningerne omfatter navn, e-mailadresse, postadresse, telefonnummer, eventuelt fotografier, enhed og brugeradfærd samt brugergenereret indhold.

Vi behandler dine personoplysninger, så længe du bruger appen eller har en konto tilknyttet appen. Du kan til enhver tid slette din konto og slette dens indhold.

Kundeforhold og CRM

I forbindelse med salg og levering af tjenester behandler vi personoplysninger om dig for at kunne indgå og opfylde en aftale med dig, jf. GDPR artikel 6(1)(b).

Personoplysningerne omfatter navn, brugernavn, e-mail, telefonnummer, betalingsoplysninger, kundereference, eventuelt fotos af dig og korrespondance med dig.

Når du fungerer som repræsentant eller kontaktperson for en virksomhed eller organisation, der er kunde hos os, behandler vi dine personoplysninger vedrørende navn, brugernavn, e-mail, telefonnummer, stilling, betalingsoplysninger, kundereference, eventuelt fotos af dig og korrespondance med dig.

Dataene behandles enten for at indgå en aftale med virksomheden eller organisationen, jf. GDPR artikel 6(1)(b), eller hvis vi som en del af aftalen har en legitim interesse i at behandle den specifikke kontaktpersons personoplysninger, jf. GDPR artikel 6(1)(f).

Vi gemmer relevante kontaktoplysninger som en del af vores kundeforhold og samarbejde og sletter oplysningerne løbende. Skriftlig korrespondance slettes løbende og senest 5 år efter afslutningen af kundeforholdet. Vi gemmer oplysninger, der er nødvendige for at overholde bogføringslovgivningen, i indeværende regnskabsår plus 5 år.

Leverandører og samarbejdspartnere

Når vi indgår aftaler med leverandører og samarbejdspartnere, behandler vi oplysninger om disses kontaktpersoner. Dette omfatter oplysninger om navn, stillingsbetegnelse, telefonnummer, e-mail og om nødvendigt betalingsoplysninger.

Oplysningerne behandles enten, fordi det er nødvendigt af hensyn til opfyldelse af aftalen med den pågældende leverandør eller samarbejdspartner, jf. GDPR artikel 6(1)(b), eller fordi vi som led i aftalen har en legitim interesse i at behandle den pågældendes kontaktoplysninger, jf. GDPR artikel 6(1)(f).

Vi opbevarer relevante kontaktoplysninger igennem vores samarbejde. Skriftlige korrespondancer slettes løbende, og oplysninger som er nødvendige til at opfylde vores forpligtelser efter bogføringsloven opbevares i 5 år plus løbende regnskabsår.

Offentliggørelse af fotos og kundereferencer

Når vi offentliggør fotos af dig eller referencer, som du som kunde, leverandør eller samarbejdspartner har medvirket i, behandler vi dine personoplysninger. Dette kan omfatte oplysninger om navn, stilling, arbejdssted og dit foto.

Vi behandler dine oplysninger baseret på dit samtykke, jf. GDPR artikel 6(1)(a). Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage ved at skrive til os på GDPR@autoit.dk.

Vi opbevarer dokumentation for dit samtykke i 2 år, efter du har trukket dit samtykke tilbage, da ethvert strafansvar udløber efter denne periode.

Whistleblowerordning

Vi har oprettet en whistleblowerordning, der giver dig som medarbejder, forretningspartner, leverandør, kunde eller person med anden tilknytning til Auto IT mulighed for at indberette overtrædelser af EU-retten samt alvorlige overtrædelser af dansk ret.

Du kan læse mere omkring, hvordan vi og vores samarbejdspartner behandler dine personoplysninger i vores whistleblowerpolitik i afsnittet ”Behandling af personoplysninger”.

Cookies og hjemmeside

I forbindelse med den almindelige drift af vores hjemmeside indsamler vi personoplysninger om dig via cookies for at forbedre hjemmesidens udseende og brugeroplevelse, samt til at udarbejde statistikker.

De oplysninger som vi indsamler via cookies, omfatter din IP-adresse, browsertype, enhed (type, version, operativsystem m.v.) samt brugeradfærd, herunder sidevisninger.

Vi indsamler kun dine oplysninger, hvis du har givet samtykke hertil, jf. GDPR artikel 6(1)(a). Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage.

De oplysninger vi behandler via cookies slettes efter nogle nærmere angivne perioder, som du kan se i cookiebanneren på hjemmesiden.

Trackingværktøjer

På vores hjemmeside har vi desuden integrerede plugins fra sociale medier, som den vej igennem har mulighed for at indsamle data om dig, hvis du har givet dit samtykke hertil, jf. GDPR artikel 6(1)(a). Vi har i den forbindelse et fælles dataansvar med hvert medie. Vi anvender integrerede plugins fra Facebook, LinkedIn, Google og YouTube.

Det betyder, at når du besøger vores hjemmeside, indsamler værktøjerne oplysninger om din IP-adresse, at du har besøgt vores hjemmeside, tidspunktet for dit besøg, oplysninger om din browser og operativsystem samt oplysninger om andre onlineidentifikatorer, der er blevet indsamlet via cookies. Oplysningerne behandles med det formål at kunne målrette vores markedsføring på Facebook.

Vi er fælles dataansvarlig sammen med Meta Ireland Ltd. og Google Inc. for behandling af personoplysninger, der indsamles og transmitteres i forbindelse med dit besøg på vores hjemmeside. Meta Ireland Ltd. og Google Inc. behandler oplysningerne til egne formål f.eks. forbedring og effektivisering af deres reklameplatform.

Vi indsamler kun dine personoplysninger, hvis du har givet dit samtykke hertil, jf. GDPR artikel 6(1)(a). Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage i dine browserindstilling eller ved at rette henvendelse til GDPR@autoit.dk.

Du kan læse mere om Meta Ireland Ltd.’s og Google Inc.’s behandling af dine personoplysninger i deres privatlivspolitikker angivet nedenfor.

Sociale medier

Vi anvender visse sociale medier, bl.a. Facebook, Instagram, LinkedIn og YouTube, til at komme i kontakt med vores kunder og potentielle kunder, samt fremme vores markedsføring.

Hvis du har været inde og ”like” vores fanside på det sociale medie eller har været i kontakt med os igennem dette, behandler vi undgåeligt dine personoplysninger. Vi behandler hertil kun oplysninger om dit navn og e-mail.

Hvis du kontakter os via sociale medier, behandler vi dine personoplysninger på baggrund af vores interesse i at kunne kontakte dig og svare på dine henvendelser, jf. GDPR artikel 6(1)(f).

Oplysningerne vil stamme fra dig og det sociale medie, som du kontakter os igennem.

Vi har et såkaldt fælles dataansvar med de sociale medier vi anvender, idet vi begge behandler dine personoplysninger til egne formål. Du kan læse mere om de sociale mediers behandling af dine personoplysninger i det følgende:

Metas (Facebook og Instagram) behandling af dine personoplysninger her, og om det fælles dataansvar her.
LinkedIns behandling af dine personoplysninger her og om det fælles dataansvar her.
Googles (YouTube) behandling af dine personoplysninger her.

Oplysninger behandlet ifm. sociale medier, som omhandler direkte kommunikation via de sociale medier, slettes med det samme. Opslag på f.eks. Facebook-sider eller i offentlige grupper slettes ikke, idet et opslag eller en kommentar på Facebook-sider eller i offentlige grupper betragtes som værende offentlige områder. Du kan læser mere om offentlige områder her.

Markedsføring

Vi behandler kun dine personoplysninger til brug for markedsføring, hvis du har givet dit samtykke i overensstemmelse med GDPR artikel 6(1)(a) til f.eks. at modtage nyhedsbreve om begivenheder, invitationer og tilbud. Omfanget af vores behandling fremgår af det konkrete samtykke.

Hvis du har samtykket til at modtage markedsføring fra os, behandler vi som udgangspunkt oplysninger om navn, stilling, e-mail og postnr.

Du har til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage ved at benytte linket ”afmeld” i de nyhedsbreve, du modtager samt ved at sende en e-mail til GDPR@autoit.dk eller ringe til +45 88 82 62 60.

Vi opbevarer dokumentationen for dit samtykke, så længe du modtager markedsføring eller deltager i vores markedsføring og i 2 år efter, at du har tilbagekaldt dit samtykke, da vores eventuelle straffeansvar forældes efter dette tidsrum.

Jobansøgere

Hvis du søger job hos os, behandler vi dine personoplysninger med henblik på at vurdere, om du er kvalificeret til en eksisterende eller fremtidig stilling hos os.

Vi behandler de oplysninger, du giver os, herunder navn, kontaktoplysninger (herunder telefonnummer, e-mail og adresse), fødselsdato, billede, ansøgning, CV, arbejds- og uddannelsesmæssige forhold og referencer.

Vi behandler dine oplysninger for at kunne indgå en aftale med dig om ansættelse på baggrund af din anmodning om vores behandling af ansøgningen, jf. GDPR artikel 6(1)(b).

Vi behandler endvidere oplysninger i de tilfælde, hvor vi vurderer, at vores interesser i at behandle dine personoplysninger overstiger dine interesser i, at de ikke behandles, f.eks. oplysninger indsamlet fra sociale medier offentliggjort af dig eller oplysninger opnået via gennemførelsen af en personligheds- og/eller færdighedstest, jf. GDPR artikel 6(1)(f).

Vi deler dine personoplysninger med de medarbejdere, der er involveret i rekrutteringsprocessen samt videregiver dine personoplysninger med de virksomheder, som gennemfører personligheds- og/eller færdighedstesten samt evt. rekrutteringsfirma.

Hvis vi ønsker at opbevare din oplysninger udover rekrutteringsperioden, indhenter vi dit samtykke. Uopfordrede ansøgninger opbevares som udgangspunkt i 6 måneder efter at rekrutteringsprocessen er afsluttet.

Nærmeste pårørende kontakter

Vi indsamler oplysninger om vores medarbejderes nærmeste kontaktpersoner, hvis medarbejderen frivilligt har ønsket det.

Det gør vi for at kunne kommunikere med relevante pårørende, hvis der skulle opstå en nødsituation med en af vores medarbejdere.

Vi behandler dine personoplysninger på grundlag af vores legitime interesse i at kunne informere dig om medarbejderens nødsituation, så du har mulighed for at agere, jf. GDPR artikel 6(1)(f).

Vi opbevarer oplysningerne om nærmeste pårørende, så længe ansættelsen varer. Oplysningerne slettes, når ansættelsen ophører. Du eller den relevante medarbejder kan altid kontakte os for at få slettet oplysningerne ved at sende en e-mail GDPR@autoit.dk.

Meddelelse om lovpligtig eller påkrævet behandling

I de tilfælde, hvor vi behandler dine personoplysninger på baggrund af en retlig forpligtelse eller et krav i henhold til kontrakt eller et krav, der skal være opfyldt for at indgå en kontrakt, er du forpligtet til at give os oplysningerne for, at vi kan opretholde kundeforholdet, opfylde kontrakten samt fakturere dig for vores ydelser m.v.

Hvis du ikke ønsker at give os de oplysninger, som vi skal bruge for at overholde vores forpligtelser, kan konsekvensen være, at vi ikke har mulighed for at oprette eller fortsætte kundeforholdet eller opfylde en kontrakt med dig.

Du er ikke forpligtet til at give os dine oplysninger i andre tilfælde, f.eks. til brug for vores markedsføring. Konsekvensen ved ikke at give os dine oplysninger vil dog være, at du f.eks. ikke kan modtage markedsføringsmateriale fra os.

Modtagere af personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger med fortrolighed, og vi videregiver som udgangspunkt ikke oplysningerne til tredjeparter.

Vi kan dog videregive dine personoplysninger, hvis du har givet dit samtykke, hvis vi har en berettiget interesse i videregivelsen eller hvis vi har en retlig forpligtelse.

Vi kan overlade personoplysninger til vores systemleverandører, der behandler personoplysninger på vores vegne og efter vores specifikke instruks i henhold til den indgåede databehandleraftale.

I nogle tilfælde benytter vi databehandlere uden for EU/EØS, hvorved personoplysninger kan blive overført til tredjelande, bl.a. i forbindelse med vores brug af cloudløsninger. Hertil anvender vi et gyldigt overførselsgrundlag (evt. herunder Standard Contractual Clauses) inden vi overfører personoplysningerne.

Overførelsen sker alene under iagttagelse af de nødvendige sikkerhedsgarantier som krævet efter gældende databeskyttelseslovgivning, og der foretages altid en individuel vurdering vedrørende behov for supplerende foranstaltninger.

Du kan kontakte os på GDPR@autoit.dk for at få oplysninger om det konkrete behandlingsgrundlag i den sammenhæng.

Dine rettigheder

Når vi indsamler oplysninger om dig, har du en række grundlæggende rettigheder efter databeskyttelsesreglerne, som du kan gøre brug af.

Dine rettigheder omfatter retten til at anmode om indsigt i og berigtigelse eller sletning af dine personoplysninger, begrænsning af og indsigelse mod vores behandling, samt retten til at modtage dine oplysninger i et struktureret, almindelig anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet).

Ovenfor nævnte rettigheder kan være tilknyttet betingelser og begrænsninger. Hvorvidt du som registreret kan anmode om f.eks. at få dine personoplysninger slettet, vil i alle tilfælde afhænge af en konkret vurdering.

Hvis du har givet dit samtykke til vores behandling af dine oplysninger, har du til enhver tid ret til at tilbagekalde dette samtykke.

Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, kan du indgive en klage til Datatilsynet via deres hjemmeside www.datatilsynet.dk eller ved at ringe på tlf. 33 19 32 00.